2022-03-10

Team och teamutveckling för det nya arbetslivet

Det sker just nu stora förändringar i sättet att se på organisering och ledarskap. Det pågår en rörelse ifrån traditionella hierarkiska strukturer till att i stället gå mot flexibla, snabbfotade arbetssätt. Där fokus ligger på ledarskap hos alla och att distribuerat beslutmandat.

Människan sätts mer i centrum och frågan blir hur organisation och ledning kan utformas för att ta tillvara på allas kraft och förmåga? Snarare än att beslut fattas av några få personer i organisationen. I det här nya arbetslivet spelar teamet en allt viktigare roll. När omvärlden, men även organisationens egna produkter och tjänster, blir alltmer komplexa och föränderliga så kan inte en individ själv ha den överblick och kunskap som krävs, utan fler människor behöver samarbeta. Det ömsesidiga beroendet av varandra ökar, och effektiva och välfungerande team blir en förutsättning för att möta utmaningarna, men också för att ta tillvara den samlade kunskapen och förmågan i organisationen.

På en övergripande nivå har ett team tre mål:

• Att producera något som håller hög kvalitet och är efterfrågat.
• Att ha ett bra arbetsklimat, med en hög grad av psykologisk trygghet och tillit.
• Att vara livskraftigt, det vill säga att kunna anpassa sig till förändringar och nya förutsättningar.

Vi vet från forskningen att team går igenom olika stadier i sin utveckling, och att både arbetsmiljö och resultat är bättre hos de team som kommit längre i sin utveckling. För att kunna gå igenom de olika stadierna behövs vissa förutsättningar. Till exempel att teamet inte är för stort, att det är en viss frekvens i möten och samarbeten, och att teammedlemmarna inte byts ut för ofta och för snabbt. Om de här förutsättningarna finns beror mycket på vilken typ av uppgift det är som ska lösas. Ibland sätts team samman för att lösa en specifik uppgift under en kort tid, ibland bara en dag eller ett arbetspass.

Oavsett vilken typ av team det är kan teamarbetet förbättras markant med en genomtänkt approach. Till att börja med måste teamet identifiera sitt syfte, sitt varför. Vad är orsaken till att just det här teamet finns? Vad är dess unika bidrag? Att identifiera teamets syfte bidrar till motivation och engagemang och riktar energin åt rätt håll. Teamet får dessutom något att jämföra mot, medlemmarna kan utvärdera beslut och aktiviteter utifrån om de hjälper dem att uppfylla syftet. Det här kan låta självklart, men förvånande ofta har medlemmarna i teamet inte en gemensam bild av syftet. Ledningsgrupper till exempel uppger ofta organisationens vision eller mål som sitt syfte, men har då inte identifierat vad det är som är deras unika bidrag i att nå målen och förverkliga visionen.

En annan viktig beståndsdel är att teamet har en balans mellan vad och hur. Många team lägger det mesta av sin tid på vad som ska göras, men missar att prata sig samman om hur de ska arbeta tillsammans för att uppnå det. Vi vet från forskningen att team som kontinuerligt utvärderar sitt sätt arbeta, och använder informationen till att förbättra sitt sätt att kommunicera, samarbeta, fatta beslut etcetera, är mer effektiva.

Med den här bakgrunden finns det några delar som är viktiga för att team ska utvecklas och skapa förutsättningar för effektivitet och hög prestation. Teamet behöver kunskap om gruppdynamik och teamutveckling. Genom förståelse för hur grupper utvecklas, vad som kännetecknar de olika stadierna och vad gruppen behöver fokusera på i respektive stadie skapar trygghet. När denna kunskap finns känner teamet och dess medlemmar att det de upplever är naturligt och förväntat.

Teamet behöver definiera sitt varför, sitt syfte. Teamet behöver skapa goda strukturer och arbetssätt, med ett genomtänkt sätt att organisera och lägga upp arbetet blir det fokuserat och målinriktat. Teamet behöver kontinuerligt utvärdera sitt sätt att arbeta tillsammans. Då kan ständiga förbättringar ske, och samarbete, kommunikation och arbetsprocesser utvecklas.

Förutom detta finns det några beståndsdelar till som är viktiga för att skapa välfungerande och effektiva team, där den viktigaste antagligen är att medlemmarna har delade tankemodeller. Det kallas ibland kollektiv intelligens. Delade tankemodeller innebär att medlemmarna i teamet har en tydlig och gemensam förståelse av syfte, mål, roller, normer, intressenter etcetera. Denna gemensamma förståelse hjälper medlemmarna att rikta energin åt samma håll, lösa problem, fatta beslut och anpassa sig till förändringar. En annan aspekt av de delade tankemodellerna är att medlemmarna kan använda teamets samlade kunskap och förmåga. Dels genom att medlemmarna har en gemensam kunskap, det vill säga att de alla vet samma saker, vilket skapas över tid. Dels genom att medlemmarna vet vilken unik kunskap som finns hos varje teammedlem, och därför direkt kan vända sig till rätt person när en uppgift eller en fråga ska hanteras.

Hur kan då de här beståndsdelarna utvecklas och komma på plats i ett team? Det enkla svaret är genom att kommunicera mycket och arbeta tillsammans. Ju mer teammedlemmarna pratar sig samman och tar sig an sin gemensamma uppgift, desto mer skapar de en delad förståelse och hittar bra arbetssätt. Men processen kan underlättas mycket om teamet känner till och använder beprövade verktyg och metoder som stöttar tydlig och direkt kommunikation, reflektion och att lyfta fram och ta tillvara allas bidrag. Detta kan ske på olika sätt. I ett team med en formell ledare är det ofta denne som lär sig om teamutveckling och olika verktyg och metoder och sedan använder sig av dessa tillsammans med medlemmarna. I ett mer självstyrande team brukar antingen hela teamet lära sig eller utses en medlem i teamet som utbildar sig och sedan delar med sig av kunskapen till resten av medlemmarna.

Hur hänger då detta samman med förändringarna som sker i arbetslivet? Jo, när företag och organisationer rör sig bort från mer hierarkiska ”top-down” modeller så ökar förväntningarna på teamen, och de får mer ansvar. På samma sätt som det individuella självledarskapet hos medarbetarna blivit viktigare och kommit mer i fokus, så har begreppet självstyrande team återigen blivit populärt. Team får större mandat men också ökade krav på att leda sitt eget arbete. Det här ställer vissa krav på både organisationen och teamet. Organisationen behöver uppmuntra och skapa goda förutsättningar för teamens arbete, och ha en kultur och processer som främjar lärande, ansvarstagande och beslutsfattande. Det behöver också finnas en genomtänkt approach till informationsutbyte och samarbete mellan de olika teamen i organisationen, då deras uppdrag oftast hänger samman och sammantaget ska leda till att organisationen når sina mål och går i riktning mot sin vision. För teamen innebär det att de på ett medvetet sätt behöver arbeta med sin egen utveckling. De behöver kontinuerligt förbättra sina arbetssätt och stärka sin förmåga att leda sitt eget arbete och skapa goda resultat samtidigt som de tillsammans skapar arbetsglädje, trygghet och motivation. Kunskap och förmåga att arbeta med team och teamutveckling är inte längre något som bara berör cheferna i en organisation, utan är något som behöver finnas hos alla medarbetare.

Författare:
Jonas Kullberg
Ämnesexpert

Jonas Kullberg skapar värde genom att utveckla ledarskap och välbefinnande hos individer, team och organisationer. Jonas har över 20 års erfarenhet inom HR, ledarskap och management från både privat och offentlig sektor, med en stor bredd av olika typer av uppdrag.